Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

vormerKA ist eine digitale Plattform zur Verwaltung und Buchung von Terminen bei teilnehmenden Geschäften. Der Dienst wird als nicht kommerzielles Gemeinschaftsprojekt unter der Dachmarke MKJ Innovations betrieben; „vormerKA“ ist die Untermarke. Die Nutzung ist derzeit für unbestimmte Zeit kostenlos.

Kontakt zum Plattformbetreiber: vormerka@mkj-innovations.de. Der Plattformbetreiber sitzt in Karlsruhe.

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Plattform, der Erstellung und Verwaltung von Konten, der Registrierung von Geschäften und der technischen Bereitstellung des Dienstes.

Bei der Verarbeitung von Daten zur Durchführung eines konkreten Termins ist grundsätzlich das jeweilige Geschäft verantwortlich. MKJ Innovations verarbeitet Daten im Rahmen des Plattformbetriebs und übernimmt technische Aufgaben für die teilnehmenden Geschäfte. Die Verantwortlichkeit richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und den tatsächlichen Entscheidungsbefugnissen.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Nutzung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Passwörter werden als kryptografische Passwort-Hashes gespeichert. Wiederherstellungscodes für den Zwei-Faktor-Schutz werden ebenfalls nur in gehashter Form gespeichert.

• Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Anmelde- und Kontodaten
• Namen von Angehörigen, die für eine Terminbuchung hinterlegt werden
• gebuchte Dienstleistungen, Termine, Dauer, Terminstatus und Stornierungszeitpunkte
• gegebenenfalls vereinbarte Ausfallgebühren
• Zeitpunkt und Versionsstand der Bestätigung, dass eine Datenschutzinformation zur Kenntnis genommen wurde
• Push-Einstellungen und technische Geräteadressen für Push-Benachrichtigungen
• technische Protokoll- und Sicherheitsdaten
• Angaben zur Registrierung und Verwaltung teilnehmender Geschäfte
• Supportnachrichten zwischen Geschäften und dem Plattformbetreiber
• Geschäftsdaten, Abrechnungsinformationen und Angaben zum Mahnwesen, soweit diese Funktionen genutzt werden
• Logos und sonstige zur Darstellung eines Geschäfts bereitgestellte Dateien

3. Kundenkonten und geschäftsübergreifende Nutzung

Ein Kundenkonto kann bei mehreren teilnehmenden Geschäften verwendet werden. Profilangaben, hinterlegte Angehörige und Mitteilungseinstellungen werden dabei gemeinsam genutzt.

Kunden sehen in der jeweiligen Geschäftsansicht nur die diesem Geschäft zugeordneten Termine. Der persönliche Datenexport kann dagegen Termine aus mehreren Geschäften umfassen.

Die teilnehmenden Geschäfte können grundsätzlich nur auf die Termine und Kundendaten zugreifen, die ihrem eigenen Geschäft zugeordnet sind. Ein Geschäft erhält nicht allein deshalb Zugriff auf die Termine eines anderen Geschäfts, weil eine Person dasselbe Kundenkonto verwendet.

Die gemeinsame Kontofunktion dient der Vereinfachung der Anmeldung und der Verwaltung persönlicher Einstellungen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Plattformbetreiber für die übergreifende Kontofunktion eigene Zwecke und Mittel festlegt. Die rechtliche Rollenverteilung für diese Verarbeitung muss den tatsächlichen Abläufen entsprechen.

4. Registrierung und Verwaltung von Geschäften

Bei der Registrierung eines Geschäfts werden insbesondere Angaben zum Geschäft und zum verantwortlichen Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer, Kontakt-E-Mail-Adresse sowie erforderliche Bestätigungen verarbeitet.

Die Registrierung kann eine Freigabe durch den Plattformbetreiber voraussetzen. Dabei werden Registrierungsdaten und der Freigabestatus verarbeitet.

Soweit Abrechnung und Mahnwesen eingesetzt werden, können Geschäftsdaten, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, offene Beträge sowie Kommunikationsdaten zu Zahlungserinnerungen verarbeitet werden.

Diese Verarbeitung dient der Einrichtung und Verwaltung des Geschäftskontos, der Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen, der Bereitstellung der Plattform und gegebenenfalls der Abwicklung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt Geschäftskonten und Administrationszugänge. Anmeldeversuche und sicherheitsrelevante Vorgänge können protokolliert werden, um unbefugte Zugriffe zu erkennen und abzuwehren.

5. Termine, Angehörige und manuelle Buchungen

Für die Verwaltung von Terminen werden die zur Buchung und Durchführung erforderlichen Angaben verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere Name, Kontaktdaten, Dienstleistung, Datum, Uhrzeit, Dauer, Status und gegebenenfalls Stornierungsinformationen.

Angehörige können mit Vor- und Nachnamen hinterlegt werden, um Termine für sie zu verwalten. Es sollen nur Angaben eingetragen werden, die für diesen Zweck erforderlich sind.

Ein Geschäft kann Termine auch manuell erfassen, wenn eine Person ihren Termin direkt mit dem Geschäft vereinbart hat. In diesem Fall werden die vom Geschäft eingegebenen Daten in der Plattform verarbeitet.

Bitte geben Sie über die Buchungsfunktion keine Gesundheitsdaten oder sonstigen sensiblen Informationen ein, sofern dies nicht ausdrücklich vorgesehen und rechtlich zulässig ist.

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere in Betracht:

Für die Datenverarbeitung bei einem konkreten Termin ist das jeweilige Geschäft im Rahmen seiner Verantwortlichkeit zuständig. Die rechtliche Grundlage ist im Einzelfall nach Zweck und tatsächlicher Verarbeitung zu bestimmen.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere für Plattformbetrieb, IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Dokumentation, soweit die Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Verarbeitungen, die auf einer freiwilligen Einwilligung beruhen

7. Support und Kommunikation mit Geschäften

Nachrichten zwischen einem teilnehmenden Geschäft und MKJ Innovations können verarbeitet werden, um Anfragen zu beantworten, technische Probleme zu beheben, Registrierungen zu bearbeiten und die Plattform zu betreiben.

Supportnachrichten können personenbezogene Daten enthalten, wenn diese von den Beteiligten in der Nachricht mitgeteilt werden. Bitte übermitteln Sie nur Informationen, die für die Bearbeitung des Anliegens erforderlich sind.

8. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind freiwillig und müssen aktiv eingerichtet werden. Sie können beispielsweise über anstehende Termine, Terminänderungen, Stornierungen oder relevante Fristen informieren.

Für die technische Zustellung wird eine gerätebezogene Push-Adresse beziehungsweise Push-Subscription verwendet. Der Push-Dienst erhält ein leeres technisches Signal; anschließend ruft das Gerät den Benachrichtigungstext bei vormerKA ab.

Der Text kann Datum und Uhrzeit des Termins enthalten. Die gebuchte Dienstleistung wird im Push-Text nicht genannt. Der zuletzt bereitgestellte Mitteilungstext und ein Tageszähler können technisch gespeichert werden.

Die Verarbeitung für Push-Benachrichtigungen erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit beim Speichern oder Auslesen von Informationen auf dem Endgerät eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Push-Benachrichtigungen lassen sich über die Anwendung beziehungsweise die Einstellungen des Browsers oder Geräts deaktivieren.

9. Kalenderfunktionen und Datenexport

Kunden können, soweit die Funktion verfügbar ist, Kalenderdateien für Termine herunterladen. Nach einer Absage kann zusätzlich eine Datei bereitgestellt werden, mit der ein zuvor exportierter Kalendereintrag entfernt werden kann.

Geschäfte können Terminübersichten exportieren und einen Kalenderfeed abonnieren. Ein Kalenderfeed kann Angaben zu Terminen des betreffenden Geschäfts enthalten. Ob Kundennamen im Feed enthalten sind, hängt von der entsprechenden Einstellung ab.

Kunden können außerdem ihre personenbezogenen Daten exportieren. Der Export kann Termine aus mehreren Geschäften umfassen.

Nach dem Export liegen Kopien außerhalb der unmittelbaren Kontrolle von vormerKA. Wer solche Dateien speichert oder in einen anderen Dienst importiert, muss sie vor unberechtigtem Zugriff schützen und löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

10. Technischer Betrieb und Dienstleister

Für den Betrieb werden Lovable Cloud mit einer Supabase-basierten Datenbank- und Authentifizierungsinfrastruktur sowie Cloudflare für die Auslieferung und bestimmte Serverfunktionen eingesetzt. Für Push-Benachrichtigungen können Push-Dienste des verwendeten Browsers oder Betriebssystems beteiligt sein, insbesondere Dienste von Google, Apple, Mozilla oder Microsoft.

Bei Zugriffen auf die Plattform können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Anfrageinformationen verarbeitet werden.

Geschäftslogos werden in einem privaten Speicher abgelegt. Der Zugriff dient der Anzeige der jeweiligen Geschäftsinformationen und ist auf die vorgesehenen Funktionen beschränkt.

Die Schriftarten werden lokal von der Plattform ausgeliefert. Nach dem dokumentierten technischen Stand werden keine Analyse- oder Werbe-Tracker eingesetzt.

11. Speicherung und Löschung

Vergangene Termine werden technisch zwölf Monate nach Ende des jeweiligen Termins gelöscht. Dies gilt nach dem dokumentierten Systemablauf auch für abgesagte und manuell erfasste Termine, soweit sie von der Löschroutine erfasst werden.

Bei einer Kontolöschung werden zukünftige Termine storniert. Vergangene Termine werden ohne den Namen des Kunden anonymisiert weitergeführt. Angehörigenangaben, Nachweise über die Kenntnisnahme der Datenschutzinformation und Push-Anmeldungen werden im vorgesehenen Löschablauf entfernt.

Für fehlgeschlagene Anmeldungen, Sicherheitsprotokolle, Supportnachrichten, den zuletzt gespeicherten Push-Text und Tageszähler bestehen derzeit nicht für alle Datenarten festgelegte automatische Löschfristen. Diese Daten sind auf das notwendige Maß zu beschränken und nach Wegfall des jeweiligen Zwecks zu löschen, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe eine weitere Speicherung erfordern.

Für Sicherungskopien und Serverzugriffsprotokolle gelten die Speicher- und Löschregeln der jeweiligen technischen Anbieter. Eine bestimmte maximale Speicherfrist wird hier nicht behauptet.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie die Erforderlichkeit der Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.

12. Datenübermittlungen in Drittländer

Bei der Nutzung externer technischer Dienste können Datenverarbeitungen oder Zugriffe aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Zu den beteiligten Anbietern gehören auch Unternehmen mit Sitz in den USA.

Die jeweils anwendbare Rechtsgrundlage einer Drittlandübermittlung richtet sich nach dem konkreten Anbieter, der vertraglichen Konstellation und dem tatsächlichen Übermittlungsweg. Eine bestimmte Angemessenheitsentscheidung oder Garantie nach Art. 45 oder Art. 46 DSGVO wird nicht als bestätigt dargestellt, solange sie für den konkreten Dienst nicht nachgewiesen ist.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

Für Daten zu einem konkreten Termin wenden Sie sich bitte an das jeweilige Geschäft. Bei Fragen zur technischen Plattformverarbeitung kann MKJ Innovations unter vormerka@mkj-innovations.de kontaktiert werden.

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

14. Automatisierte Entscheidungen

Nach dem dokumentierten Funktionsumfang findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Die Anzeige verfügbarer Termine kann anhand von Öffnungszeiten, Termindauer und Verfügbarkeiten erfolgen.

15. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Funktionen, technischen Abläufe oder rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.

16. Datensicherung und Export (Entwurf – anwaltlich zu prüfen)

Geschäfte sind für die Daten ihrer Kunden verantwortlich und werden zu regelmäßigen eigenen Sicherungen aufgefordert. Der Export enthält nur Daten des eigenen Geschäfts (bzw. beim Kundenkonto nur die eigenen Daten), keine Gesundheitsdaten und keine Freitextfelder. Exporte werden direkt ausgeliefert und nicht dauerhaft auf dem Server gespeichert. Die Löschfristen der App gelten unverändert.

17. Support und Spracheingabe

Support-Nachrichten: Nachrichten und hochgeladene Bilder von Geschäften werden in unserem System gespeichert, nur zur Bearbeitung der Anfrage. Zugriff haben nur das jeweilige Geschäft und unser Support. Bitte keine Kundendaten oder Passwörter senden.

Spracheingabe: Sie nutzt die Spracherkennung des Browsers. Dabei kann der Ton zur Umwandlung an den Browser-Anbieter (z. B. Google bei Chrome) übertragen werden. Wir speichern keine Audioaufnahmen, nur den Text. Die Nutzung ist freiwillig, Tippen ist jederzeit möglich.

Speicherdauer: Support-Gespräche werden gelöscht, wenn das Geschäft sein Konto löscht, spätestens 12 Monate danach.